Какие ИТ-услуги нужны среднему бизнесу

Сегодня о цифровой трансформации бизнеса не говорил только ленивый. Вслед за крупными компаниями о ней стали всерьез задумываться и средние, причем речь идет не только об автоматизации отдельных бизнес-процессов (что сделано уже давно), но и о серьезной перестройке ИТ-фундамента. Ведь цифровая трансформация — это нечто большее, чем запуск сайта или мобильного приложения, внедрение чат-бота, CRM-системы и т.д.

Отдельные ИТ-проекты, запущенные наобум, оборачиваются лишь дополнительной «головной болью» для сотрудников, не выполняя своей главной миссии — повышения эффективности работы, конкурентоспособности компании. Для достижения такой задачи требуется изменение самой бизнес-структуры, которое, в свою очередь, должно основываться на технологическом фундаменте. И на этом пути есть немало сложностей.

Почему ИТ-службы могут не справиться с цифровой трансформацией

Если у компании есть штатный ИТ-отдел, казалось бы, все просто: руководитель ставит задачу «цифровизовать бизнес», специалисты ищут пути ее выполнения. Но на деле это редко приводит к должному результату. Даже если ИТ-служба понимает, какие цифровые инструменты могут помочь развитию компании и как связать их в единую систему, у нее может попросту не хватить для этого компетенций.

На разных участках работы нужны разные специалисты, иногда узкого профиля. Например, в этом месяце нужно обеспечить безопасный обмен данными между филиалами, в следующем — запустить новый сервис для клиентов, а в промежутке между этими событиями решить внезапно возникшую проблему с 1С. Для каждой задачи нужны отдельные компетенции. Крупные компании могут позволить себе штатных узкопрофильных специалистов, но для среднего бизнеса это слишком затратно.

Оптимальный выход — искать недостающие компетенции без содержания узкопрофильного сотрудника в штате, т.е. воспользоваться услугами сторонней организации. Это может быть комплексный ИТ-аутсорсинг или покупка отдельных ИТ-услуг для конкретного случая.

Три ИТ-услуги для цифровой трансформации бизнеса

Все перечисленные ниже услуги в теории может предоставить и штатный ИТ-отдел, но на практике штатным специалистам часто не хватает разностороннего опыта, чтобы уверенно определять «узкие места». И дело не в уровне компетенции, а в том, что у внешней ИТ-компании есть возможность приобретать опыт цифровизации бизнеса с нуля, анализировать разные варианты ИТ-архитектуры и учиться с ними работать.

ИТ-аудит: спланировать и оценить риски

Несмотря на то, что ни один бизнес-процесс сегодня не обходится без цифровых инструментов, нередко ИТ остается для топ-менеджмента «слепой зоной». Как правило, руководство понимает необходимость цифровизации, но не имеет объективных данных для того, чтобы грамотно спланировать этот процесс.

Такие данные дает комплексный ИТ-аудит — по его результатам составляется документ, в котором будет описано текущее состояние ИТ-инфраструктуры, возможные слабые места и причины сбоев, пути модернизации. Этот документ выступит связующим звеном между управленческими процессами и ИТ. Его практическая польза в том, что становится понятно, какие цифровые инструменты нужны бизнесу и можно ли внедрять их сразу, без обновления ИТ-парка.

Один из важных моментов аудита — оценка потенциальных рисков. Допустим, планируется запуск новой CRM-системы и VoIP-телефонии для отдела продаж. Это означает дополнительную нагрузку на сервер, которому, между тем, исполнилось 6-7 лет. Оборудование еще работает, но уже есть повышенная вероятность отказов и простоя. Этот ИТ-риск напрямую связан с бизнес-рисками: задержками при обработке заявок, сбоями в рабочих коммуникациях. Наверное, не стоит и говорить, как могут повлиять проблемы с клиентским сервисом на работу компании. Задача хорошего ИТ-аудита — не просто информировать заказчика о состоянии инфраструктуры, но и указать, как техническая часть может повлиять на его бизнес.

ВАЖНО: ИТ-аудит может быть бесполезен, если его проводит штатный отдел компании. Во-первых, сотрудники вряд ли будут заинтересованы в выявлении собственных ошибок или трудно решаемых проблем. Это значит, что «дыры», через которые утекала производительность и бюджет, останутся на месте. Во-вторых, у внутренних команд часто не хватает опыта для того, чтобы спрогнозировать, как будет вести себя ИТ-система под нагрузкой или в кризисной ситуации. Аутсорсеры, в отличие от них, могут видеть развитие сходных процессов в других компаниях.

Отдельно стоит сказать о бесплатном экспресс-аудите, который многие ИТ-компании проводят перед тем, как взять инфраструктуру клиента на обслуживание. Не стоит ожидать от этой процедуры тех же результатов, что и от комплексного аудита — у них разные цели. Комплексная проверка с подробными итоговыми документами, прогнозами и описанием рисков не может быть бесплатной, поскольку для нее привлекаются дорогостоящие инструменты и специалисты.

Модернизация ИТ-системы: понять, что нужно бизнесу

После грамотно выполненного аудита становится понятно текущее состояние ИТ-инфраструктуры и слабые места. Но важно не только сохранить стабильную работу оборудования и ПО — цифровизация должна делать бизнес продуктивнее, повышать его конкурентоспособность. Для этого надо совместить результаты ИТ-аудита с планами развития компании, чтобы получилась своего рода «дорожная карта». Создание такой карты — еще одна задача, которую проще передать на аутсорсинг, ведь для ее решения нужен соответствующий опыт.

План модернизации ИТ-инфраструктуры можно условно разделить на три части:

• меры, которые нужно принять для устранения рисков и текущих проблем (например, таких как слабая киберзащита, отсутствие бэкапов, «зависание» и подтормаживание бухгалтерских программ);
• меры, которые должны обеспечить развитие компании и решение хронических проблем;
• ожидаемый результат ИТ-модернизации при выполнении всех указанных мер.

Как несложно догадаться, первая часть проще в исполнении — здесь все ясно и однозначно. Вторая же часть требует больших усилий, но ее важность сложно переоценить. Сюда относятся такие вопросы, как внедрение цифровых инструментов для тех или иных бизнес-процессов или, к примеру, масштабирование ИТ-инфраструктуры при расширении бизнеса, переходе в онлайн.

Пандемия и череда других событий в мире сделали беспроблемную работу в онлайн-среде одной из самых актуальных задач. Но есть сложности, и одна из них в том, чтобы найти подходящее оборудование и ПО в условиях импортозамещения, а другая — обеспечить безотказность работы при наращивании ИТ-инфраструктуры. Обычно мы рекомендуем использовать гибридный вариант, когда самые важные ИТ-сервисы (к примеру, ERP-системы) дублируются в облачных хранилищах. Тогда в случае сбоя компания может безболезненно продолжить работу. Так называемый «горячий резерв» более затратен, но позволяет даже не заметить произошедший ИТ-инцидент. «Теплый резерв» подразумевает перерыв в работе на некоторое предустановленное время.

ВАЖНО: в модернизации ИТ-системы, как и в любом другом деле, крайности опасны. Например, желание использовать для цифровизации исключительно собственный парк без облачных технологий может вылиться в большие затраты. Тем более, что при развитии компании технику придется обновлять, да и естественное старение нельзя сбрасывать со счетов. Такие меры могут быть оправданы лишь жесткими требованиями к информационной безопасности. Но не менее рискованна и другая крайность — базирование всех основных сервисов на облаке и полная зависимость от провайдеров.

Поддержка ИТ-системы: управлять мощностями и рисками

Даже идеально выстроенная ИТ-инфраструктура не сможет долго сохранять эффективность без техподдержки. Причем реализованной не по принципу «когда будет проблема, тогда и будем решать» — такой подход чреват внезапными простоями. Профессиональное ИТ-обслуживание организаций должно идти по пути управления мощностями и рисками, чтобы обеспечить профилактику ИТ-инцидентов задолго до их возникновения.

Об управлении цифровыми мощностями большинство компаний вспоминает в лучшем случае раз в год — согласуя бюджет. Нередко это становится причиной проблем при внедрении новых ИТ-продуктов, ведь каждый из них требует определенных ресурсов. Грамотный аутсорсер не забывает об этих вопросах, поэтому купить готовые ИТ-решения заказчику намного выгоднее, чем проводить анализ самостоятельно.

Подведем итог: цифровая трансформация пойдет на пользу среднему бизнесу и сделает его конкурентоспособнее, только если она опирается на надежный фундамент в виде продуманной, легко масштабируемой ИТ-инфраструктуры. Для выстраивания такой системы необходим прежде всего анализ уже имеющихся мощностей (т.е. ИТ-аудит) и «дорожная карта» их модернизации в соответствии с планами развития бизнеса. И то, и другое можно получить от сервисной ИТ-компании с опытом обслуживания корпоративных клиентов.