Как выбрать мессенджер для внутрикорпоративного общения

Корпоративные чаты — это не просто средство общения, но и способ организовать взаимодействие между сотрудниками, создать единое информационное пространство. Они позволяют массово донести важные сведения, сэкономить время на уточнение деталей, наладить стабильный обмен информацией между отделами, интегрировать новичков в основные бизнес-процессы.

Но организовать корпоративный чат бывает непросто — у каждого сотрудника свои предпочтения в выборе мессенджеров. Свои подводные камни могут обнаружиться и в функционале выбранного сервиса — например, WhatsApp конвертирует изображения в более сжатый формат, а в Telegram можно закрепить не более 5 чатов, остальные же придется искать в потоке обновляющейся информации.

Чем плохо отсутствие корпоративного чата?

Отсутствие общей платформы для коммуникаций ведет к следующему:

• рабочая информация передается в личных чатах, которые не всегда защищены от посторонних лиц;
• у каждого сотрудника появляются чаты с коллегами в разных мессенджерах и важные файлы могут просто затеряться;
• между сотрудниками возникают бесконечные споры по поводу того, кто, что и когда говорил, какие файлы отправлял или не отправлял;
• для объявлений и других вопросов, которые касаются всего коллектива, приходится собирать людей на совещания и планерки, что занимает время.

Организованная коммуникация между сотрудниками помогает навести порядок в связанных с нею бизнес-процессах. Цифровые документы не теряются, согласования проходят быстрее и не требуют личного присутствия, легко подключить к обсуждению нужного специалиста и т.д. Важность корпоративного чата подтверждает и тот факт, что каналы общения внутри компании рано или поздно все равно образуются, и лучше, чтобы этот процесс был организованным, системным.

В каких случаях корпоративный чат особенно необходим:

• По роду деятельности компания использует цифровые данные и сотрудники часто обмениваются ими между собой.
• В штате есть удаленные специалисты или планируется переход компании на удаленную работу (полностью либо частично). Кстати, настройка и обслуживание 1 удаленного рабочего места обойдется от 700 руб/месяц.
• Отделы, филиалы или другие структурные единицы физически удалены друг от друга, но имеют совместные проекты или участвуют в тесно связанных между собой бизнес-процессах.
• Специфика деятельности компании предполагает быстрое принятие решений, оперативное уточнение деталей и т.д.

Как выбрать мессенджер для бизнеса?

Сегодня лидеры рынка делового интернет-общения — это HipChat, Slack, Discord, Flock и старый-добрый Skype. У каждого из них есть много особенностей, поэтому нельзя сказать, что какой-то вариант будет лучше других. Все зависит от того, какие требования выдвигаются к коммуникации. Мы предлагаем ТОП-10 вопросов, которые помогут выделить действительно важный функционал.

Выбирая мессенджер для бизнеса, определитесь:

1. Корпоративный чат нужен для общения внутри локальной сети или необходим выход в Интернет?
2. Какие требования к защите данных, будет ли использоваться прокси-сервер, VPN?
3. Планируется ли обмен файлами между сотрудниками и важно ли сохранение исходного формата изображений? Каков будет максимальный объем передаваемых файлов?
4. Мессенджер будет использоваться только на телефонах или планируется установка на сервер и нужен кроссплатформенный вариант?
5. Насколько важна возможность совершать звонки, общаться голосом, устраивать онлайн-конференции?
6. Планируется ли интегрировать мессенджер с другими корпоративными сервисами (и какими именно)?
7. Важно ли наличие встроенных календарей, менеджеров задач, канбан-доски?
8. Каков бюджет на покупку данного ПО? Или рассматривается только бесплатная версия?
9. Готовы ли сотрудники осваивать англоязычный интерфейс или нужна поддержка русского языка?
10. Насколько важно управление доступами в чаты, наличие гостевых доступов?

Поскольку ряд зарубежных производителей ушел с российского рынка, что вызывает проблемы с оплатой сервисов, многие компании заинтересовались российскими аналогами. Долгое время они были в тени, но сегодня могут занять освободившееся место, тем более что в условиях импортозамещения есть шансы на быстрое развитие отечественного ПО.

Российские корпоративные мессенджеры:

• Express — имеет небогатый функционал, но повышенную безопасность, например, есть интеграция с электронными подписями;
• Tada.Teams — похож на Slack, хотя и не обладает рядом полезных опций (не реализованы треды, упоминания сотрудников и др.);
• Пачка — отличается понятным интерфейсом, дает возможность подключать внешние сервисы и управлять доступами, ставить задачи;
• Amo.Мессенджер — самый простой вариант, но бесплатная версия позволяет подключить до 12 пользователей;
• Dialog — продукт Сбера, обеспечивает проведение больших видеоконференций и подключение других сервисов;
• Vk Teams — разработан под брендом Вконтакте, есть конструктор ботов и планировщик задач.

Как внедрить корпоративный мессенджер?

После того как найдена площадка для корпоративных чатов, остается не менее важная задача — встроить ее в бизнес-процессы. Не стоит надеяться, что все сотрудники быстро установят ПО и разберутся, как оно работает. Если есть штатный ИТ-отдел или договор с ИТ-компанией об аутсорсинге, стоит поручить им обучение сотрудников. В рамках ИТ-услуг для организаций аутсорсеры могут разработать краткий обучающий курс и провести семинар, мастер-класс, тренинг. Это также позволит проконтролировать, все ли установили нужный мессенджер.

Важно донести до сотрудников конкретные выгоды использования корпоративного чата и объяснить, какие задачи он упрощает. Многие компании отмечали, что организованное корпоративное общение позволяет сэкономить до 40% времени на согласование рабочих вопросов, а также дает возможность каждому ощутить себя членом команды.