Как правильно перевезти IT инфраструктуру на новое место

23 июня 2023

При слове «переезд» вздрагивают все, кому хоть раз довелось его перенести. Но транспортировать в новое место мебель и личные вещи — это еще полбеды, настоящие проблемы появляются, если речь идет о переезде офиса и необходимости переносить ИТ-инфраструктуру без перерыва в работе. Ведь клиенты не будут ждать, когда компания освоится на новом месте.

Мало кому удается самостоятельно организовать переезд без прерывания основных бизнес-процессов хотя бы на пару дней. Но если привлечь к делу ИТ-специалистов, есть все шансы безболезненно перенести офис в новое здание, не допуская простоев, недовольства клиентов и потери прибыли.

Офисный ИТ-переезд без потерь: три способа

Первое, о чем нужно помнить руководителю или владельцу бизнеса — это необходимость привлечения дополнительных работников, если хочется перебраться на новое место, не прерывая бизнес-процессы. Ведь штатные сотрудники соответствующего отдела не смогут одновременно заниматься своими текущими обязанностями и готовить технику к демонтажу, следить за транспортировкой, запускать оборудование на новом месте и т.д.

Если оставить их без «усиления», не избежать срыва сроков и потерь. Причем пострадают, скорее всего, оба дела: и текущие рабочие процессы компании, и перенос ИТ-инфраструктуры. Усилить отдел сотрудниками из других департаментов — тоже не всегда хорошее решение, ведь они могут не знать специфики обращения с компьютерной техникой и по незнанию причинить вред.

Поэтому лучше воспользоваться ИТ-аутсорсингом и пригласить профессионалов. Мы в качестве аутсорсера не только предоставляем обслуживание ИТ-инфраструктуры, но и помогаем грамотно спланировать переезд, справиться с запуском оборудования на новом месте. Это освобождает штатный персонал от забот, позволяя ему сосредоточиться на рабочих делах. Рассмотрим, как можно переехать «без отрыва от производства».

Переезд с дублированием ИТ-системы

Этот способ переезда подходит компаниям со сложной ИТ-системой, для которых критически важно не прерывать свою деятельность даже на один день. Дублирование означает, что параллельно с работой старого офиса в новом месте создается точная копия ИТ-инфраструктуры компании — закупаются серверы, рабочие станции, другое оборудование и ПО, все это настраивается и запускается в работу.

В назначенный день сотрудники попросту приходят на новое рабочее место и продолжают выполнять свои обязанности. Если окончательную синхронизацию двух ИТ-систем выполнить в нерабочее время, такой переезд будет максимально безболезненным для компании. Но в то же время он является и самым затратным — его могут позволить себе далеко не все.

Плюсы:

при переезде можно не прерывать рабочие процессы, продолжая деятельность в том же режиме; есть возможность обновить и/или масштабировать ИТ-систему, а также заменить оборудование, отработавшее свой ресурс;
дублируя ИТ-инфраструктуру, ее можно сразу адаптировать под новые условия, особенности новых помещений;
не нужно создавать условия для бережной перевозки оборудования и нет риска, что оно будет повреждено при переезде.

Минусы:

требуются большие затраты на покупку всей необходимой техники и лицензионного ПО; эти расходы можно лишь частично компенсировать, продав технику из старого офиса после переезда.

Как видите, плюсов у этого метода намного больше, но единственный минус — очень существенный. Высокие затраты целесообразны только в том случае, если потери от простоя во время переезда будут еще больше. Также имеет смысл полностью дублировать ИТ-инфраструктуру, если прежнее оборудование очень изношено или слабо отвечает возросшим потребностям компании — в ближайшее время оно все равно потребовало бы замены.

Переезд с арендой вычислительных мощностей

Если закупить всю технику невозможно или нецелесообразно, ее можно арендовать. На время, пока демонтируется старый офис и оборудуется новое помещение, сотрудники могут работать в арендованной информационной среде.

Есть несколько вариантов такого переезда:

Арендовать помещение под временный офис и необходимое оборудование для переходного периода, аналогичное тому, каким компания пользовалась раньше. После запуска этого оборудования и синхронизации баз данных можно демонтировать и перевозить прежнюю ИТ-инфраструктуру.
Наладить удаленную работу сотрудников на дому, воспользовавшись арендой облачного сервера. Вся информационная система компании воссоздается в «облаке», разграничиваются права доступа, для сотрудников закупаются или арендуются ноутбуки с необходимым ПО. Также можно воспользоваться программами контроля рабочего времени для поддержания дисциплины.

По большому счету можно арендовать любое офисное оборудование: ПК для рабочих станций, физический или виртуальный сервер, мини-АТС, установить CRM-систему, банковские программы и другое программное обеспечение. Но этот способ подходит лишь для бизнеса с простой типовой ИТ-инфраструктурой. Если же компания использует узкоспециализированный функционал, перенести его на арендованное оборудование будет сложно.

Но в большинстве случаев удачным выходом становятся облачные технологии. Один раз настроив хранение всех данных на «облаке» и работу в режиме удаленного офиса, можно решить много проблем и помимо переезда. Например, компания будет готова к таким неприятностям нашего времени, как локдаун.

Плюсы:

аренда стоит дешевле, по сравнению с покупкой новой техники, а также позволяет легко масштабировать ИТ-инфраструктуру;
запуск всех необходимых бизнес-процессов в облачной среде может стать удачным решением не только для временной, но и для постоянной работы;
организация удаленного офиса делает компанию более гибкой, позволяет адаптироваться к форс-мажорам и другим вызовам;
использование виртуального сервера бывает выгоднее, чем покупка и обслуживание физического оборудования.

Минусы:

затраты на аренду облачной инфраструктуры и временного офиса (в случае, если компании не подходит удаленный режим работы сотрудников);
необходимость тщательного подбора провайдера, который гарантировал бы сохранность данных и надежную антивирусную защиту;
вопрос безопасности данных остается спорным и при удаленном режиме, когда часть сотрудников работает из дома.

В сферу услуг по ИТ-инфраструктуре, которые мы предлагаем своим клиентам, входит и помощь в освоении облачных технологий. Хорошо зная этот сегмент рынка, мы вместе с заказчиком подбираем надежных провайдеров, организуем перенос ИТ-системы, проводим инструктаж сотрудников. Если «облако» окажется выгоднее собственного технопарка, компания может продать ненужную технику или сдать в аренду и частично компенсировать затраты.

То же самое касается удаленного режима работы, на котором стоит оставить часть сотрудников, если это окажется целесообразным. Сегодня многие компании активно тестируют «удаленку» не только в связи с пандемией, но и как удачный вариант, позволяющий снизить коммунальные расходы, создавать меньше рабочих станций и т.д.

Переезд с поиском бюджетной альтернативы ИТ-инфраструктуре

Если и покупка, и аренда информационной среды кажется слишком затратным мероприятием, можно на время переезда часть бизнес-процессов свернуть, а для другой части поискать бюджетные альтернативы. Вместо IP-телефонии использовать обычную мобильную связь и общение в мессенджерах, настроить переадресацию звонков с офисного номера, установить CRM-систему на домашние ПК сотрудников, предварительно скопировать все необходимые данные.

Плюсы:

минимальные затраты на организацию временной информационной среды.

Минусы:

часть бизнес-процессов придется урезать или свернуть, что может негативно повлиять на репутацию компании и/или прибыль;
безопасность данных может оказаться под угрозой — при использовании домашних ПК сотрудников сложно отследить доступ к системе посторонних лиц.

Этот вариант подходит далеко не всем компаниям, он приемлем в основном для мелкого бизнеса с небольшим штатом персонала. Намного проще все-таки использовать облачную среду, в которую можно перенести всю ИТ-инфраструктуру компании.

Советы при перевозке ИТ-инфраструктуры

Проведите всестороннюю оценку помещений, в которые будет переноситься офис, на соответствие всем требованиям к размещению ИТ-оборудования. Нужно убедиться, выдержит ли нагрузку местная электросеть, достаточно ли количество розеток и правильно ли они расположены, может ли местный провайдер гарантировать бесперебойную работу с необходимой скоростью передачи данных и т.д.
Если компания использует собственные физические серверы, особое внимание нужно уделить помещению для них. Серверная комната должна быть защищена от протечек воды и прямых солнечных лучей (желательно выбирать помещение без окон). Важно организовать защиту от проникновения посторонних лиц и стабильный круглогодичный микроклимат. Также желательно, чтобы осталась возможность для расширения серверной в соседнее помещение, если ИТ-инфраструктура будет расти.
Для перевозки компьютерного оборудования лучше нанять компанию, знакомую со спецификой такого груза. Грузчики-универсалы могут не учесть тонкости упаковки той или иной техники, обращаться с ней недостаточно бережно, и в результате не избежать поломок. Экономия на этом пункте обходится слишком дорого.
Коробки с оборудованием необходимо промаркировать, обозначив, для какого помещения они предназначены. Иначе по приезде придется долго собирать комплектующие по территории офиса (и далеко не всегда их удается собрать). Также обязательно стоит назначить ответственных сотрудников для контроля перевозки из числа тех, кто разбирается в демонтаже и монтаже этого оборудования.
По приезде важно уделить время проверке работоспособности всей перевозимой техники, даже если нет повреждений упаковки. Никогда нельзя быть уверенным, что оборудование без проблем запустится на новом месте. С техникой, бывшей в употреблении, бывают такие проблемы, как, например, рассохшаяся пайка на материнской плате, из-за чего небольшой толчок при переезде вызывает смещение одного из компонентов. В результате совершенно исправный с виду компьютер перестает работать без видимых причин. Такие проблемы лучше обнаружить во время ревизии, а не тогда, когда все будет готово к началу работы нового офиса.

Специалисты ИТ-компании БОАС помогут организовать переезд компьютерной инфраструктуры на новое место и временную информационную среду на этот период, проведут аудит оборудования после перевозки и пуско-наладочные работы. Наш опыт позволит сократить время простоя до считанных часов или обойтись без него вовсе, поскольку часть работ можно провести на выходных или в нерабочее время.

Теги